O termo Kaizen significa, na sua expressão japonesa original, “mudar para melhor” ("kai" significa mudança e “zen”significa bom).
Enquanto teoria de gestão, o Kaizen surgiu inicialmente com uma abordagem à melhoria da produtividade, inspirada nos ensinamentos de especialistas no estudo da optimização e organização do trabalho como Frederick Taylor, Frank Gilbreth e Walter Shewhart.
A origem desta teoria remonta à década de 1950, no Japão, e terá surgido na sequência dos programas de reconstrução económica pós 2ª Guerra Mundial, promovidos pelas forças de ocupação, lideradas pelos EUA, e levadas a cabo pela TWI (Dar Department’s Trainning Within Industry).
Tais programas, destinados a reconstruir uma nação destruída pela guerra, incluíam aspectos ligados à estandardização do trabalho (através de instruções de trabalho), e à melhoria dos processos, com base na definição de métodos de trabalho, assentes na investigação de reputados matemáticos e estatísticos, especialistas em métodos de controlo estatístico, como William Edwards Deming, Joseph juran e Walter Shewhart.
Entre os objetivos preconizados do Kaizen, contam-se designadamente:
- A eliminação do desperdício (tarefas que adicionam custos mas não acrescentam valor);
- A adopção de um sistema de distribuição just-in-time;
- A optimização do nível de produção, em termos de quantidades e tipologias;
- A optimização dos processos produtivos;
- Adequação do layout de instalações e equipamentos;
- Optimização e correcto dimensionamento dos equipamentos.
Uma definição mais próxima da utilização japonesa do termo Kaizen corresponde a "desmontar tudo e voltar a montar melhor", normalmente associado a processos, actividades, sistemas e bens ou serviços.
Em sentido mais lato e consensual, é entendido como actividade diária, cujo propósito vai além da melhoria contínua, para integrar um processo que, quando desempenhado corretamente, humaniza o local de trabalho, elimina o trabalho pesado (quer ao nível físico quer psíquico) e ensina as pessoas a adoptar os métodos científicos e a observação como forma de melhorarem os processos do negócio.
O Kaizen apresenta cinco características fundamentais:
- Incide essencialmente sobre os processos e os resultados;
- Baseia-se no pensamento sistémico e apresenta uma abordagem ampla dos problemas e não uma visão limitada e restritiva;
- Refuta a análise centrada no juízo e na culpa, que considera um desperdício de tempo;
- Assenta no princípio do respeito pelas pessoas;
- Todos os elementos da organização, independentemente do nível hierárquico, devem participar no Kaizen no mesmo sentido, os parceiros externos.
A ideia-base é a de que as melhorias não precisam de ser grandes, mas devem ser contínuas e constantes, daí a tradução inglês do termo para continuous improvement.
Pequenas melhorias (ao invés de grandes e profundas alterações), observação de resultados e introdução de ajustamentos. Trata-se de um processo baseado na condução de pequenas experiências de melhorias que podem ser rapidamente implementadas, uma vez testadas e ajustadas.
Não obstante, o Kaizen pode também suportar mudanças radicais em função dos objetivos a que se propõe, designadamente no que concerne à adopção, por exemplo de um sistema Just-in-time.
Na óptica de uma abordagem incremental e participativa, tendende à obtenção da excelência dos bens e serviços oferecidos, O Kaizen baseia-se em princípios tais como:
- A focalização no cliente;
- O reconhecimento descomplexado e aberto dos problemas;
- O incentivo à discussão aberta e franca dos problemas;
- A promoção do contínuo aprimoramento do trabalho;
- A gestão de projectos através do recurso a equipas pluridisciplinares;
- O incentivo ao bom relacionamento entre as pessoas;
- O desenvolvimento da autodisciplina;
- A comunicação e informação às pessoas;
- A promoção da formação e treino adequado das pessoas.
Referências
Gestão Estratégica por António J. Robalo Santos